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《上班8小時，練習只做重要的事》What to Do When There’s Too Much to Do: Reduce Tasks- Increase Results- and Save 90 Minutes a Day




真正有效的時間管理，
不是在管理「時間」，而是學會管理「自己」!

競爭激烈的社會，不管是公司遇缺不補，或個人愛「包工程」，很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內，把工作做完。這種時候，大多數人不是想辦法加快做事速度，要不然就是留下來加班，消化工作量。

作者寫這本書，在告訴我們：
1.你不需要用工作時間長，來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。
2.工作時間拉長，生產力會下降，事倍功半。
3.工作量大，時間不夠用，是因為你「選錯」該做的事項，不能怪公司或怪別人。
4.本書會教你走出工作量大的迷宮，讓你每天準時下班，而且工作目標都完成。

書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」，包含六個步驟:

步驟1.每天一早決定該做哪些事
每天待辦事項超過十項，肯定有問題!
別再列「待辦事項」，改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
「不辦」事項(一直收信，看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

步驟2. 把該做的事，排進行事曆
每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度：
--公司例行事務:會議等等。
--自己職務例行事務:聯繫客戶等等。
--「高效清單」裡的工作。

步驟3. 專注工作，不分心
想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
--外來的阻礙:同事來探詢或聊天，電話郵件不斷……
--自己的阻礙:負面情緒，過度社交……

步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
--文件類：快速瀏覽，吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
--e-mail:快速讀完，依照一定的標準，立刻決定該轉寄、回覆、存檔，還是刪掉。
--無論是文件還是email，都盡可能不要處理兩次以上。

步驟5. 終結鬼打牆的問題
解決人的問題：
--確保溝通要直接而確實
--讓事件的所有人都瞭解狀況
--遇到管太細的主管:試著調整自己，不然就向主管抗爭，或者乾脆離職

步驟6.做好你的能量管理
--不要過度工作，必須給自己足夠時間讓身心都能充電，第二天再戰。
--保持體能良好狀況：睡眠、運動、飲食均衡。
--保持心理健康：家庭生活、心靈成長……

亞馬遜讀者五星評價
國際知名企業(瑞銀集團、微軟等)高階主管採用後紛紛推薦

「蘿拉．史塔克改善了我們公司內部的工作流程，溝通協調變得更加順暢，資料建立也更有條理，團隊合作也更融洽。在她的協助之下，我們公司有了極大的轉變，而且更上層樓。我無法用三言兩語表達，我們公司受到蘿拉有多大的幫助。」
——摩特格．博德（Montague Boyd）/瑞銀集團投資事業群資深副總裁。

「領袖特質、策略、和商業頭腦，都是商業成功所必要的條件。蘿拉的生產力流程的核心，就在於加強這些必要條件。企業人士請務必閱讀此書！」
——米克．哈洛(Mike Howard)/微軟保安管理部長

「這本書指引大家如何高效利用有限的時間，在資源短缺的狀況下，還能達到最大的效果。請花點時間閱讀本書，等到驗收結果時，你會驚艷於自己的成就。」
——提姆．傑克森（Tim Jackson）/科羅拉多汽車經銷商協會總裁兼執行長。

「任何一個人想要達成事半功倍，減少事倍功半，都應該閱讀此書。」
——尼多．Ｒ．庫貝因博士(Dr. Nido R Q ubein）/高點大學校長，豐收麵包公司總裁。

「史塔克難以置信的書，告訴你如何增進更好的組織能力，並得到比你可能想到的更快的結果。 」

「這本書會節省你的時間、金錢，以及最重要的——拯救你的心靈。在我們現代快速變動、多工的世界中，史塔克提供你解決困難的方法，本書集結了她的專業精髓。」
——提姆．桑德（Tim Sanders）/暢銷作家及前雅虎Yahoo!領導力督導長

「蘿拉的生產力流程法則會幫助你變成一個5?雇員，卻能創造95?公司的價值。除此之外，Productivity Pro也是一個套值得使用的好工具！」
——傑夫．畢騰爾(Jeff Bettinger) /HelpMyResume.com的職涯策略領導長

「我是蘿拉的狂熱的書迷，因為她是我的良師，她教導我如何施力不多，卻能收獲良多。對我而言，就如許多其他人一樣，時間即金錢。她教我如何更有效的利用時間，因為我有了時間，我就可以做得更多我想做的事，對我而言，這就是無價。」
——喬．卡勒威(Joe Calloway)/《顧客要買什麼？就是比別人好的頂極服務》作者

「你常常加班嗎？壓力大到快要受不了嗎？無論怎麼苦幹，工作表現缺毫無起色？去買本蘿拉．史塔克的書吧。你只要讀透這本書，你的難題就能迎刃而解。你的工作負擔變少了、壓力減輕了，而且還能得到豐碩的成果。是的，你一定可以辦得到，所有秘訣盡在本書中。」
——達倫．海迪（Darren Hardy）/《成功雜誌》發行人，紐約時報暢銷書《複合效應》作者。

——布萊恩．崔西（Brain Tracy）/《想成功，先吃了那隻青蛙》以及《征服自己：成功者不說，卻一直在做的事》作者

「這是一本內容豐富、務實的工具書，你可以在本書中一覽現代職場上最困難的挑戰：時間管理。終於有人能夠解決我們工作過勞的窘境，作者史塔克女士也給予我們相當有用的解套公式：精簡、精簡、再精簡。」
???——羅瑞．維汀(Rory Vaden)/西南顧問公司共同創辦人、紐約時報暢銷書《邁向成功的7個步驟》（Take the Stairs）作者。

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  作者介紹

  
  
  
  
  
  蘿拉．史塔克 (Laura Stack)
  
  擁有企管碩士學位，現任「生產力專家」（The Productivity Pro?）顧問公司總裁，提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。
  
  蘿拉過去二十年顧問諮詢的經驗當中，幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙，包括了沃爾瑪超市、思科系統、瑞銀集團、安侯建業（KPMG）、以及美國銀行等。她所指導的對象主要是公司領導人、專業經理人、銷售人員以及企業家，幫助他們整合產能效率的策略，特別是「用最少的時間，創造最多的成果」。
  
  蘿拉的電子報訂閱者遍布全球三十八個國家。她同時也是微軟、3M、全錄及Office Depot文具連鎖店等知名企業的代表發言人。此外，她所設計的Productivity Pro備忘行事曆也授權Day-Timer製造發行。除了實際擔任顧問，她也把相關主張寫成書籍，目前有五本著作。
  
  





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  譯者介紹

  
  
  劉玉文
  
  銘傳大學大眾傳播系畢業，美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士，目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視，現為自由譯者，已出版譯作包括《無所不在的連結：病毒式行銷！？用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了：抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。
  
  
  
  

上班8小時，練習只做重要的事－目錄導覽說明

• 作者序
  前言：關於精簡的基本概念
  節省時間，自救助己
  嚴苛的現實
  最佳的解套方法
  創新的時間管理術：生產力流程法則（PWF)
  
  第一章：分辨該做什麼
  為什麼事情總是多到做不完？
  你的產能價值在哪裡？
  揪出浪費時間的殺手
  時間花到哪裡去了？
  「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
  戰場的急救分類法
  PWF第一個步驟的回顧與摘要
  
  第二章排定時間表
  關於一週工作四小時
  時間表初級班
  大幅減輕你的工作負荷
  學會說「不」，並且貫徹實行
  節省開會的時間
  進退兩難的選擇
  PWF第二個步驟的回顧與摘要
  
  第三章集中你的注意力
  造成分心的原因
  應付來自外來的分心因素
  解決來自內在的干擾雜音
  掙脫科技的束縛
  專心小幫手
  心無旁騖的禪學
  PWF第三個步驟的回顧與摘要
  
  第四章創新的資訊處理法
  克服資訊氾濫
  資料整理術
  你的個人時間管理系統
  資訊管理的原則
  6D資訊管理流程?
  e-mail處理流程圖
  PWF第四個步驟的回顧與摘要
  
  第五章終結效率鬼打牆
  實用的辦公室整理法
  「人」的問題
  如何應對事必躬親的微型主管
  減少無效，突破瓶頸
  持續進步的挑戰
  自我要求、不斷超越
  PWF第五個步驟的回顧與摘要
  
  第六章養精蓄銳，做好能量管理
  源源不絕的個人能量
  充足的睡眠
  均衡的飲食
  適度的運動
  保持愉快的心情
  保持在巔峰的狀態
  PWF第六個步驟的回顧與摘要
  
  後記
  好好利用閒暇時間
  
  

作者序

某天早上，我來到一家名列《財星》（Fortune）前一百大的電訊公司進行專題演講，我進入會議廳時，有位女性員工向我走來，而她的臉色不太好看。「我得要老實講，」她說，「我不是很想聽妳的演講。」

我的演講根本還沒開始就聽到這句話，有點措手不及。「真的嗎？」我回應她，「可以請妳告訴我原因嗎？」

「當然可以。」她繼續說，「我根本就不想提高自己的產能，我每天都拚命工作十二個小時，工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我，我應該要做更多事，但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」

我瞬間豁然開朗，我用肯定的語氣告訴她：「我來這邊，就是為了要幫助妳。」

我在一九九二年創設了「生產力專家」顧問公司，公司的宗旨就是幫助客戶「用最少時間，創造最多成果」。而這位女職員說「事情太多做不完」，以及她所希望的「事半功倍」道出了我這二十年來為各界服務的主要內容，而這本書的書名 (注：英文原書名What to Do When There’s Too Much to Do，直譯為「太多事要做時該怎麼做」。)靈感也來自於此。

坦白說，工作多不見得是好事。想想看，哪一種方式比較會讓你的上司驚豔？一天內做了三十七件沒什麼價值的小事，還是一天只做七件工作，但全都是價值很高的大事？一天工作八小時的員工能比一天工作十二小時的員工，更具有生產力嗎？答案其實呼之欲出。最重要的還是「成果」，不是完成的工作件數，更不是花費的時間長短。盲目的忙碌不等於有效的產能，兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長，或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力，以及最後的成果。

我撰寫本書的用意，是希望能幫助你達成更多的「成果」，而不是只有「結果」。我也明白要把寶貴時間用來閱讀本書，很讓人為難，而且還是老生常談的內容。但是有些事情值得花點時間去了解，我也非常希望你能夠考慮一下，你現在投資了一點時間，但以後可以節省更多的時間。

就如同本書副書名 (注：原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day。)所寫的：「減少工作分量，增加工作成果，並且每天節省九十分鐘」，我們會把重點放在如何減少工作的分量，真正達到事半功倍的效果。本書的最終目的，就是讓你在工作和生活都能雙贏。對你本身而言，不但工作成就顯著提升，也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說，員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振，而公司的人員流動率也會跟著降低。

所以，提高生產力對於員工和公司來說，是雙贏的局面！

想要減少工作量，首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快，壓力又大，常把工作時間延長到每週六十、七十小時，甚至八十個小時。工作時間變長，生產力反而下降，這是必然的結果，人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作，即使勉強自己硬著頭皮去做，疏忽之下只會造成更多錯誤，最後還要花更多時間去彌補。到最後，為了追上落後的進度，你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說，這也是個無法破除的惡性循環。

所幸你買了本書，表示你試圖改變現況，捫心自問：「我真的需要那麼長的工作時間嗎？我一定要拚了命才能把事情做完嗎？還是說，其實我做事不得法，沒有效率？」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式，你就會發現產能低落的癥結所在。

《上班8小時，練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法，這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八○年代後期，當時我修了一門時間管理課。第一天上課時，老師就要大家制定一份日程表，工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表，從幾點幾分到幾點幾分，要做哪些事情，安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走，但如果有突發事件，就會打亂我原本的安排，預定要完成的事項也全都泡了湯。

隨著時代的演變，傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式（apps）以及各式各樣的科技產物紛紛出籠，生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說，如果你想要事前安排一整天的工作行程，細分每分每秒該做的事情，那麼一天開始不到五分鐘，你的行程就已經爆滿了。

資訊過多讓事情也變得更多，生產效能不但下降，還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退，我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望，資源卻很少，越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長，私人的生活時間越來越短，和親人伴侶也漸行漸遠。

上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊，他們雖然想要好好記錄分類這些資訊，卻都無所適從，也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了，聯絡人也多了，溝通的時間更快了，但是每天要做的事情變得更多。

如果你制定了一份「普通」的待辦清單，而且想要把清單上的事情全部做完，那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且，你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上，卻都還沒有動手開始！現今資訊流通快速，制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間，相反地，好好規畫自己的生活對你才有好處，系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作，把握時間，心無旁騖完成這些工作。

如果你的事情實在太多了，真的需要占用一些時間才做得完，這也不要緊，只要你認真做事，集中精神，你還是可以辦得到。我在本書中提供的工作流程法則層次分明，便於執行，你可以隨時視情況調整行程表。到最後，你每天就可以至少節省九十分鐘，這些充裕的時間可以讓你彈性應用。

前言：關於精簡的基本概念

如果你是一個認真的員工，希望能讓工作表現更良好，早就努力讀過許多時間管理以及提高生產力的書。那麼《上班8小時，練習只做重要的事》有什麼不一樣呢？本書的特點就在於創新的工作流程法則，這個法則可以讓你在壅塞暴量的工作負擔中，找到一個解套的方法。簡單來說，本書的主旨就是做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。

很多員工看到這個主旨，會感到相當驚訝。這也難怪，因為公司總是要求員工要加班多做點事情，卻吝於提供資源。而這也是為什麼我很強調這個主旨，過去十幾年來，「生產力」是員工的最高原則，卻沒想過一般人無法承受長期的超時工作。

何謂「生產力」？以商業的角度來看，生產力是指每單位勞力所能製造的商品數量，或是所能提供服務的次數。生產力不但是評量企業是否成功的標準，同時也是一個國家整體經濟是否建全的指標。整體而言，美國人現今的生產力達到史上最高，但是仔細想想這幾年來，促成美國高生產力的原因並不健康。由於經濟衰退，公司大幅裁員只保留最低限度的人力，而留下來的員工卻得以更少人力做更多事，就如同我在序中所提到的女職員。我們拚命加班只為了保住工作，混口飯吃，但這種情況讓人相當沮喪。

節省時間，自救助己

所以，我要宣揚這套精簡工作的方法，我非常相信唯有這套方法才能去蕪存菁，留下真正有價值的工作，在這場經濟衰退當中不會讓你因為工作過量而失去健康，失去家庭生活還有人生的歡樂。

大多數的員工都深信只要不顧一切奉獻給公司，就可以解決所有的工作問題。其實，這只是雇主讓員工如此認為而已，你真的不用做到犧牲奉獻的地步來表示忠誠，也不用完成大量的工作來表現你很有價值。

我是說真的。來看看日本的例子，日本員工以無償加班做超量的工作，來展現對公司忠誠的表現，而不是把重點放在加強自己的生產效能，這是日本企業根深柢固的觀念。所以，日本員工有很高比率的「過勞死」，如同字面所示，工作過於勞累而死。其實不單只有日本，許多西方國家也有同樣的狀況，只是我們的醫療機構很少追蹤記錄這個死因。

好好想想，你為了可能會加薪或升遷而失去健康，這真的值得嗎？這只是「可能」會讓你加薪或升遷，並非一定會實現。你能保證埋頭苦幹真的能得到上級的賞識嗎？與其花時間和同僚別苗頭，還不如好好處理真正重要的事情，專心排定策略，並且確實執行。別把自己逼得太緊，這不但會降低你的表現，也無法提升你在公司內的價值。

嚴苛的現實

超時工作只會事倍功半，降低產能。已有相關研究顯示每週工作六十小時，生產力平均下滑了二十五％。超時工作會讓人感到疲勞，進而失去判斷力造成表現失常，所以延長工作時間只會讓生產力下降。到了最後，即使你的工作意圖很強，還是徒勞無功。而且，你工作的分量太超過了，就會不自覺養成壞習慣，這對你的公司不但沒有好處，也跟你想要好好表現的初衷背道而馳。

教訓何在？你不是機器，長時間工作只會讓身體和心理感到疲勞，身心俱疲的狀態下，工作的步調就會變慢，不斷出錯，還會浪費更多時間。更糟糕的是，一個人長久處於疲勞的狀態下，很容易產生心理憂鬱，若是太忙而忽視這個狀況，則可能會爆發成失控的局面。憂鬱會對人造成很大的殺傷力，而且還會造成產能低落的問題，甚至於引發更嚴重的後果。

傳統的一週四十小時工作時間是較佳的折衷方式，也能在生產力和過量工作中取得平衡。不過，今天有許多人礙於公司期望或是企業結構，無法採納這種工時分配的方式。有的人認為要把行程排得滿滿的，才會有動力完成工作，可是他們的能力即使到了極限，卻還不知要放手。你會希望自己「短路」而拖累工作表現嗎？你很清楚工欲善其事必先利其器吧？那怎麼還不懂得好好善待自己？

最佳的解套方法

我會在接下來的章節裡，告訴你如何擺脫得要加班的緊箍咒，心中不斷默念「精簡，精簡，精簡」的咒語，你每天將會空出九十分鐘，遊刃有餘。一天可以空出九十分鐘不是空談，我的客戶執行這套方法後，充分改善了內部的管理狀況。

我要教你的方法，就是利用我的時間管理方式，重新分出事物的輕重緩急，將注意力集中在重要的事情上。你會學到如何捨棄陳舊的整理方法，接納創新的分類方式，分辨手上的工作事務，擺脫低落的生產效能。依照這個方法，你就能削除多餘的旁枝末節，專心處理主要的任務。

你不用感嘆這一切都是命，讓工作壓垮自己；而是要掌控自己的命運，擺脫現況，學習改進方式，邁向工作與生活平衡的未來。傳統的生產力觀念會讓人產生誤解，請你忘了吧。你真正該做的，是認清自己的極限，不要逞強，調整工作態度，想辦法去體認自己在上班時間內能夠合理完成的工作目標。若能如實執行，你最終一定會發現你可以如期完成所有重要的事，而且時間真的很夠用。

我所提供的方法，只不過是要你重新調整你的人生，在工作之餘也能享受生活。這裡要提醒你，執行新方法不見得容易，但是這個觀念與方法簡單明確，有利施行。你若能接受這樣的基本概念，現在就容我正式介紹「生產力流程法則」（The Productivity Workflow Formula?；簡稱PWF）。

創新的時間管理術：生產力流程法則

PWF有六大執行步驟：
1.分辨該做什麼：仔細審視工作需求，分類歸納待辦事項，對付浪費時間的禍首，下決心只做真正重要的事。
2.安排時間：妥善安排工作時段，在適當的時機勇於拒絕，明快下決定，以及掌控會議時間。
3.集中注意力：磨練個人意志力，去除分心的雜念，學習集中精神的方法以及避免無謂的「多工」。
4.處理新資訊：有效地搜尋資料，分類管理數位資料以及快速回應e-mail、語音留言和公文。
5.終結鬼打牆：分辨哪些值得一試，哪些是做白工；減少「鬼打牆」般沒效率的惡性循環，解決人事問題的瓶頸，以及徹底執行生產力法則。
6.精蓄銳，管理工作動能：注意會影響心理的生理因素，適當的睡眠，均衡飲食，適度的運動以及保持好心情。

PWF是一種環狀的循環模式，不論在何時都可以周而復始。換句話說，這個模式沒有終點，可以不斷進行，進而成為生活的方式。除此之外，不像傳統的生產力模式是單向直線型的（如Ａ到Ｂ到最後什麼都沒有），PWF可以讓你擁有自己的步調，避免停滯期，帶領你達到新境界。

生產力流程法則（PWF）

生產力＝分辨輕重＋安排時間＋集中精神＋隨時應變＋終結循環＋管理體

如果你確實把PWF應用在生活中，每天真的可以節省九十分鐘，用這些時間好好享受生活，而不是讓工作塞滿你的人生。雖然這聽起來很荒謬，但是你真的可以事情少做一點，成就多一些，你只是需要把有價值的高產能工作，從一堆沒有意義的雜事中篩選出來。

那麼，讓我們一起開始，看看這六大步驟怎麼改變你的生活。

推薦文
加班不再是「常態」
文/摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)

在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。

史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作，工作過程中也很少出錯，更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌，其中有個負責「退休金計畫」，有個專責研究工作，現在運作變得非常順暢，他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。

根據我的估算，比起史塔克女士還沒來之前，我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從，壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了，還能在下班之前就完成工作，準時回家。幾個月以來，沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」，她指引我們一條通往成效更好的捷徑，成效比以前好太多了，而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下，達成顯著的業績成長，而我們可以善用多出來的時間，好好研究公司的發展方向和策略，以期達成更卓越的成就。

揪出浪費時間的殺手

時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同，時間用掉就沒有了；公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子，備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來應該做的正事。

你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效，確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」，你不是在管理「時間」，而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。

你有了這樣的基本概念後，我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手，以下幾項是職場中常見的殺手：

e-mail：老是在檢查收件匣是很糟糕的事，如果每一封來信都要看，都要回覆，你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方，更糟的是，你還要花更多的時間重新集中精神，收心繼續工作。

面對現實吧，e-mail雖然是很好用的工具，但放任不管的話，只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看，那還不如關掉e-mail，好好專心工作。比方說，關閉來信提示音或是其他的系統提示，不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你，不斷提醒你有待看的來信。在第三章中，我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。

網路：網路是職場中最浪費時間的殺手，雖然網路很有用，甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中，造成產能低落的主因。近期的研究就顯示，上班族承認每天上班會打混，打混的時間平均兩個小時，其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙！

網路是資訊的無底洞，有的資訊有用，有的卻無用。網路很方便，有時還能節省時間，但很容易推人下海。比方說，剛上網只是用一下網路付款或是查查地址，到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。

如果你打算休息一下，紓解一下壓力，上上網是沒有什麼關係，只要確定時間地點恰當，不會干擾你正常工作就好。不然的話，把網路視為一種工具吧，跟所有工具一樣，有需要才用，用完了就要收起來。

社群網站：請小心使用推特（Twitter）、臉書（Facebook）以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看，社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主，都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢，有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應，但都不是為了商業目的，而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間，這不但不能幫公司賺錢，反而會讓公司賠錢。

交際行為：我們都希望工作場所氣氛融洽，和同事相處甚歡，而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係，但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天，這不但浪費自己的時間，也在浪費別人的時間。所以，不管你多想跟別人交際，還是要控制自己的社交習慣。

員工不認為自己聊天是在浪費時間，而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢？聊天可以說是浪費時間，但也可以說不是。所以，交際行為要視個別狀況而定，而每一個狀況都不一樣，得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間，但有的確實具有目的，不能以偏概全。比方說，花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情，很明顯地對工作沒有幫助，而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習，這類的交際就是有必要進行的。

你一定要知道何時得喊停：「好了，我已經聊得夠久了，該回去工作了。」這時就要結束談話，回到工作崗位上，不要想再偷懶個十分鐘。如果大家都有這種自覺，那我上文提到的那種了無新意的研究，也不會繼續存在了。

八卦與抱怨：說到應該要自制的社交行為，我強烈建議一定要戒掉兩種「交際」方式：八卦與抱怨，這兩種行為不但會浪費時間，還會傷害到公司文化，甚至於造成公司的損失。

和同伴聊天時，最忌諱在背後說人閒話。大嘴巴拿別人的私事取樂，不會幫助你達成工作目標，到處散布負面想法與批評更會造成莫大的傷害。

一個老是抱怨生活中讓人不悅的事，什麼事都在發牢騷的人，最後成就不了任何一件事。而八卦的內容都很負面，沒有人聽了心裡會舒服。說得更具體一點，不要一直抱怨自己的薪水很低，也不要一直抱怨自己的工作內容還有同事。與其喋喋不休抱怨，還不如轉念找出一條活路。如果你抱怨的事情，是你無力改變的，那就接納它，然後向前邁進；如果你抱怨的事情，是以你能力可以改善的，那就盡全力去做吧！

處理私事：你的私事很容易占滿上班時間，比方像是即時通訊軟體、簡訊、e-mail還有電話，這些私人訊息很容易打斷你的工作。其實，你知道改正的方法：把所有的電子通訊裝置統統關掉，不要沒事就去看私人e-mail信箱，馬上停止私人的電話，不管是用公司電話打的，還是自己的手機。

除了私人聯絡，也有很多人在上班時間處理一些個人瑣事，像是記帳、預訂旅遊行程或是整理貸款申請單，這些瑣事也是在一點一滴侵蝕工作的時間。我猜這些人之所以要在上班時間做這些事，是因為工作時間太長，下班回家後身心俱疲，已經沒心思處理雜事。長久下來，只會造成惡性循環。所以請盡量在下班前把工作做完，準時回家然後在家好好處理個人瑣事。不過，某些情境必須跨國跨時區工作，沒辦法以上下班清楚畫分處理公事和私事的時間，但有這種概念至少會讓自己盡可能在工作時就專心工作。

抽煙：我想一定會有人針對這點寫e-mail給我，但我還是得說，有些員工打混的理由就是抽煙。每個人都有抽煙的權利和自由，但也只能在個人的休息時間抽煙，並且遵守公司的規定。有些人不遵守規定，抽煙次數超過範圍，也有許多癮君子還要再抽個十分鐘，滿足自己的癮頭。其實，有許多公司已經對抽煙行為很不以為然，因為員工走到吸煙區抽煙，抽完再回到工作崗位上，前前後後可能會花費十分鐘或更多時間，一週下來，浪費的工作時間非常可觀。解決的辦法很簡單，就是戒煙！

遲到早退：這個成因不解自明，我們偶爾會遲到早退，但有人則變成一種習慣。雖然遲到早退好像不會花掉很多時間，但事實並非如此。試想一下你每天遲到或是早退了十分鐘，這些零零星星的時間加總起來，可能和你的有薪年假差不多時數了。如果你有這個習慣，最好趕快去設定鬧鐘。

枯燥乏味的工作：單調的工作很難讓人振奮，如果你不要想著工作很無聊，工作效率反而會變得比較好。解決的方法就是：別想太多，快點動手，馬上做完！神奇的是，有高達九成九的機會，你會發現原本刁鑽的工作都會比你想的要簡單。不過，萬事起頭難，假設你真的很難起頭，先設一個五分鐘的工作行程，等你開始工作，過了五分鐘就做不下去了就不要勉強，先暫停一下。但是，你一定要在明天抽出額外五分鐘，把今天的事情做完。當你逐漸上手之後，就會發現每一次工作的時間從五分鐘、十分鐘開始延長到十五、二十分鐘。其實，有時時間長短不是重點，我們需要的是一個契機，能讓自己堅持到底。